Ultimata mejlsvaret som låter dig ta ledigt i år

Du känner säkert igen dig. Att-göra-listan är genomarbetad, ansvarsområden överlämnade till kollegor och skrivbordet lite extra städat inför en lång och härlig semester.

Men lik förbannat kommer det när du ligger där i hängmattan – ett mejl eller ett telefonsamtal från någon som undrar om du ”bara kan kolla på en grej lite snabbt?”

Semesterharmonin förstörd.

Visst kan det kännas en aning respektlöst när en kund eller kollega saboterar din ledighet på det där sättet? Men kanske är uppsåtet inte lika illasinnat som det kan verka där på stranden. Och kanske är det du själv som är del av problemet.

Det om man får tro amerikanska arbetslivs- och ledarskapstidskriften FastCompany som i en artikel samlar karriärexperternas bästa tips på hur du slipper mejlhetsen och får semesterro. Hemligheten, menar artikelförfattaren Stephanie Vozza, ligger i ett ultimat autosvar i din mejl som både är heltäckande och låter andra veta att du inte kommer att vara tillgänglig. Det hjälper även dig själv att koppla av.

FastCompany delar upp det i tre viktiga komponenter:

1. Förväntning

Om du inte själv sätter tydliga gränser kan du inte förvänta dig att omvärlden gör det åt dig. Var artig men rak i ditt autosvar och berätta när du är tillbaka på kontoret. Om du trots allt kollar mejlen sporadiskt var tydlig med att din respons kommer att vara sämre än vanligt. Tänk också på att du varken behöver avslöja hur lång din semester är eller var den spenderas om du inte vill, påpekar Gugino Panté, som är chef på University of Delawares karriärcenter, för tidningen.

”Att helt enkelt förklara att du är frånvarande ska räcka.”

2. Lösning

För att slippa stressen över att saker ska falla mellan stolarna är det viktigt att du sätter upp en tydlig semesterrutin för saker som kan dyka upp. Ett exempel – som också stävjar huvudvärken med ständiga avbrott i semesterlugnet – är att ha en kollega att hänvisa till vid eventuella frågor.

Ivan Misner, grundare av det globala affärsnätverket BNI och författare till boken Who’s In Your Room? The Secret to Creating Your Best Life, förklarar:

”Låt nyckelpersoner veta att du är onåbar redan innan du åker /…/ Om du inte har en assistent så be en kollega att backa upp dig. Det är ett effektivt sätt stötta varandra.”

3. Humor

När du skriver ett OOO-meddelande (”OOO” från engelskans ”Out of office”) är risken att det försvinner ur mottagarens medvetande lika fort som det uppstod. För att skapa ”stickyness”, menar Ivan Misner, kan humor och fyndiga formuleringar vara ett sätt att få kunder att minnas din frånvaro.

Följande autosvar använde han själv nyligen med framgång när han behövde några dagars ledighet från sina dagliga arbetsuppgifter.

”Jag har förts bort av sura män i kostym till ett litet rum med bara en lampa, lite vatten och en laptop och beordrats att skriva. Jag tror att de kommer från mitt förlag. Jag hoppas på att bli släppt till torsdag så att jag kan fortsätta svara på mejl.”

För den som behöver fler tips på hur man skriver det ultimata mejlsvaret inför semestern har FastCompanys branschkollega Inc.com ytterligare fem tips.