Appen – administrativa drömmen för din Brf

Att hantera alla administrativa- och vardagliga uppgifter i en bostadsrättsförening kan vara en utmaning. Men det finns sätt att förenkla det för såväl styrelsen som de boende; en app som gör det möjligt att göra allt från att beställa tjänster och hålla koll på energiförbrukning till att kommunicera med hela föreningen. Man kan till och med öka intäkterna till föreningen.   

För bostadsrättsföreningar som vill effektivisera administrationen och förbättra kommunikationen med boende har Riksbyggens app “Mitt Boende” har blivit ett värdefullt verktyg. Appen erbjuder användarna möjligheten att boka gemensamma resurser, göra felanmälningar, beställa hushållsnära tjänster och få tillgång till viktig information, allt samlat på en digital plattform.

”Vi ville skapa en plattform där allt är samlat på ett ställe och göra det enkelt och smidigt för både styrelser och boende att hantera vardagliga uppgifter och skapa en mer engagerad och sammanhållen förening.” säger Anna Rosén, produktägare för “Mitt Boende”.

Självservice och snabba svar

För de boende erbjuder “Mitt Boende” många användbara funktioner. Man kan göra felanmälningar, se sina månadsavier, och följa sin energiförbrukning. Funktionen för bokning av gemensamma resurser, som gästlägenheter, gör det också lättare för boende att få snabba svar på sina förfrågningar. 

”Boende kan se om gästlägenheten är ledig och boka den på några sekunder, utan att behöva ringa och prata med någon, vilket också underlättar för styrelsen,” säger Anna Rosén.

För styrelser innebär appen en kraftig minskning av den administrativa bördan. Tidigare var mycket av styrelsens tid uppbunden med Excel-filer och telefonsamtal. Nu kan boende själva boka gemensamma resurser som gästlägenheter och samlingslokaler direkt i appen.

“Ett vanligt problem i en bostadsrättsförening är tidsbrist hos de som faktiskt vill engagera sig. Med appen kan de slippa administration vid till exempel uthyrning av gästlägenheten. De kan kommunicera med boende och skapa dialog vilket också ökar både tryggheten och engagemanget i föreningen.” Berättar Anna Rosén.

Roland Härstedt är ordförande i Brf Helsingborgshus 10, som är en av de flitigaste användarna av appen. Och sedan föreningen började använde appen “Mitt boende” har hans och styrelsens arbete förenklats och gjort att de slipper mycket av det administrativa arbetet. 

“I den gamla miljön på Mitt Riksbyggen var det mer tungrott. Mitt Boende är ett självgående system. Till exempel bokar boende själva vår övernattningslägenhet, samlingslokalen eller partytältet direkt via appen och kostnaden kommer på hyresavin. Inget av detta behöver administreras av oss i styrelsen.” Förklarar Roland Härstedt. 

Tjänster som förenklar vardagen 

Ett behov som Riksbyggen också sett är att enkelt kunna beställa hushållsnära tjänster, hantverkare eller städhjälp från seriösa företag. Därför utvecklade man funktionen “Beställa tjänster” som gör det enkelt för boende att beställa de tjänsterna från företag som Riksbyggen gjort upphandlingar med. 

“Det händer ofta att boende frågar oss i styrelsen om till exempel tips om en pålitlig hantverkare. Förenklingen för oss nu är att alla hantverkare som finns i Mitt Boende är upphandlade av Riksbyggen med krav på att företagen är seriösa, har kollektivavtal och arbetar hållbart.” Berättar Roland Härstedt.

Ekonomiska fördelar och effektiv resursanvändning

Många föreningar har flera gemensamma utrymmen som bastu, gästlägenheter och föreningslokaler som ofta inte nyttjas fullt ut. Men genom appen kan föreningar enkelt hyra ut dessa, och på så sätt skapa extra intäkter till föreningen. 

 “Föreningar som aktivt använder appen för att hyra ut har sett intäkter på i snitt 12 000 kronor per år,” säger Anna Rosén och fortsätter “Den största fördelen är dock att resurser används på ett smartare sätt och inte står tomma.”

Snart kommer också nya funktioner i appen som ska förenkla för föreningen och inte minst de boende.

“Våra användare har efterfrågat Swish som betalningsalternativ så vi jobbar just nu på att implementera det i appen så att man på ett enkelt och smidigt sätt kan betala sina bokningar direkt i appen med Swish.” Berättar Anna Rosén och fortsätter “Vi lyssnar noga på våra användare och strävar hela tiden efter att göra appen ännu mer användarvänlig.”