Digitalisera styrelsearbetet – många BRF:er ligger efter

”Genom att samla och digitalisera allt som rör fastigheten sparar styrelsen dyrbar tid och pengar samtidigt som det skapar stort mervärde för de boende”, säger Fredrik Johansson, affärsområdeschef på allabrf.se. Det skriver Bofokus.

Traditionellt sett är bostadsrättsföreningar väldigt pappersbaserade och analoga. Mycket av arbetet som styrelser gör kan effektiviseras genom digitalisering. Genom att digitalisera styrelsearbetet och ställa om från traditionella pärmar och pappershantering blir det lättare att ha full kontroll över föreningens ekonomi.

”Informationsöverföringen blir smidigare när alla viktiga dokument, avtal och liknande samlas på en central digital plats. Med en smart digital portal är det också betydligt lättare att visualisera föreningens ekonomiska status och agera förebyggande när det behövs”, säger Fredrik Johansson enligt Bofokus.

En digitalisering möjliggör digital signering av alltifrån avtal till fullmakter. Men även löpande administrativt arbete som att godkänna medlemsansökningar, överlåtelser och attestera fakturor kan skötas digitalt.

”Genom att digitalisera det administrativa arbetet i en bostadsrättsförening kan styrelsen lägga mer tid på strategiskt beslutsfattande”, säger Fredrik Johansson.

Bofokus 10 exempel på styrelseuppgifter som kan digitaliseras:

1. Leverantörsavtal och hyresavtal för bättre översikt och kostnadskontroll. Viktigt med automatiska påminnelser så att inga uppsägningstider missas.
2. Föreningens lånebild för att ge styrelsen en översikt och koll på när villkorsförändringar kan ske.
3. Föreningens försäkrings- och skadehistorik för att förebygga kostsamma vattenskador och onödiga premieökningar.
4. Alla styrelseprotokoll, offerter och övriga filer och dokument för bättre översyn och överlämning till framtida styrelser
5. Alla fakturor och övrig relevant ekonomisk historik
6. Papperslös signering av avtal för att undvika att styrelsen behöver befinna sig på samma plats rent fysiskt för att ingå avtal
7. Styrelsemöten och stämmor kan vid behov hållas digitalt via video- eller telefonkonferens
8. Kommunikationen med boende. Digital anslagstavla med meddelanden från styrelsen istället för lappar i brevlådorna.
9. Medlemsregister och pantregister för att undvika pärmar och manuell hantering.
10. All hantering av andrahandsuthyrning för att minska administrationen för styrelsen, identifiera olovlig uthyrning samt ge styrelsen en överblick.

Besök Bofokus här.

Läs mer: BRF-styrelsens ansvar vid snöröjning – förbered er nu!