Krönika: Kaffe, molnet och riskerna

I och med familjeliv och vardag försöker jag några dagar i veckan börja jobba när alla andra fortfarande sover. En morgon när jag kom till kontoret tidigt och väckte kaffeautomaten till liv insåg jag att jag råkade fylla på för mycket kaffe i muggen. Nu måste jag försöka bära det kokheta kaffet till skrivbordet utan att spilla. Det finns olika alternativ jag skulle kunna försöka med, ett av dessa alternativ att bära bort den fulla muggen, men då spiller jag garanterat på händerna. Ingen bra start på dagen.

Det andra alternativet är att vänta tills kaffet har svalnat, ta några små klunkar och bära tillbaka resten till skrivbordet, men då förlorar jag den dyrbara tid som jag klev upp så tidigt för att vinna. Det sista alternativet är att hälla ut lite av kaffet. Det är det säkraste, men då får jag dock mindre kaffe att dricka.

Även om det inte alltid är enkelt så är organisationernas bästa val att vara mer kräsna och göra sig av med vissa av sina data innan de flyttar ut i molnet.

Nu kanske du undrar vad detta har med finans i molnet att göra, låt mig förklara: Många företag som planerar att flytta sina lokala ERP-system till molnet är i en situation som liknar en kaffekopp fylld till brädden. De har skaffat sig så mycket data och så många sammanvävda processer i sina gamla system att det nästan är omöjligt att migrera all denna information snabbt och säkert till molnet.

Många försök att flytta allt i ett svep leder till att företagen bränner sig och att viktiga data går förlorade i processen. Men om de tar sig tid att gå igenom varenda datapunkt i sitt gamla ERP-system kan det ta månader innan de börjar med själva övergången. Det bästa, men kanske inte alltid så enkla alternativet, är att organisationerna är mer selektiva och gör sig av med en del av sin data innan de övergår till molnet. Det är som att göra en fysisk husflytt, man packar inte ner allt i lådor, utan går igenom sina prylar och packar ner det som skall flyttas, allt annat skänks eller slängs. Samma princip gäller här.

Det är tydligt att man måste göra en avvägning. Nu när data har blivit en så värdefull tillgång behöver företagen hålla ett fast grepp om informationen som gör dem bättre på att betjäna sina kunder. Trots det måste en gräns dras någonstans.

Här följer ett par tips på hur ni kan göra övergången från traditionellt arbetssätt till att flytta era processer till molnet så smidig som möjligt. De grundar sig på erfarenheter jag har haft med mina egna kunder.

Steg 1: Bestäm vad ni vill behålla

Det kan locka att agera snabbt och betrakta datarensningen som en möjlighet att gallra bort hela berg av stagnerande information, men företagen behöver tänka mer strategiskt än så. Ofta är gammal data felaktig eller föråldrad och behöver rensas. Om ni ställer er frågan, ”den kanske kommer till användning i framtiden?”, så är det ytterst tveksamt att den behövs.

För det första måste företagen ta hänsyn till och följa dataförordningar när de bestämmer vad som ska migreras. Detta är tämligen självförklarande – företagen bör veta vilka finansiella data de måste behålla och hur länge de behöver göra det innan de lämnar någon information bakom sig – men detta är ofta mer komplicerat än det verkar.

Det finns förstås knappast någon anledning att behålla data som är hopplöst föråldrade och irrelevanta.

Företag som verkar i flera länder kan inte använda samma bäst före-datum överallt, eftersom det finns olika föreskrifter i varje region som måste respekteras. Företag som verkar inom branscher med många regleringar, till exempel hälso- och sjukvården och finansiella tjänster, måste vara extra vaksamma i det här avseendet och göra en detaljerad kontroll av sina rättsliga åtaganden i varje land där de har verksamhet.

Det finns förstås knappast någon anledning att behålla data som är hopplöst föråldrade och irrelevanta. Eftersom företagen allt mer arbetar med nya analys- och BI-system, går det att argumentera för att behålla gamla data för att förbättra prognoserna, men i vissa fall ger tiden och kostnaderna att pussla ihop stora informationsvolymer mindre avkastning än vad som är försvarbart. En nykter lönsamhetsanalys är det bästa sättet att hantera detta dilemma och se till att ni tar med er så mycket värdefulla data som möjligt utan att lägga onödig börda på organisationen. Att företag sparar data kostar pengar, pengar som påverkar resultaträkningen. Det syns inte i första ögonkastet men i en djupare analys så kostar IT-förvaltning en hel del.

Det är också värt att poängtera att gamla data ofta är inkorrekta eller föråldrade och behöver rensas, vilket smidigt leder fram till nästa punkt.

Steg 2: Rensa och konvertera

Data behöver till viss del valideras och komprimeras när man migrerar till molnet. Detta kan vara tidskrävande men dock betydligt enklare när det gäller finansiella data. Detta eftersom vi vet vilka siffror som vi behöver ha historik på. Värre är det med kundinformation eller annan strukturerad eller ostrukturerad data.

I slutändan är det företaget och dess ekonomiteam som måste anpassa migreringen till planerna inför framtiden.

En viktig anledning till detta är att äldre ERP-system skapade olika uppsättningar av filer för varje land som företaget har verksamhet i, medan moderna ERP-system används i hela organisationen och håller reda på allt på ett och samma ställe. Det innebär att det förmodligen finns en hel del dubblerade data när man migrerar från det äldre till det nya systemet, och ingen uppenbar relation mellan information som lagras på olika platser.

Utöver detta är det ett vanligare problem med oavsiktlig dataduplicering, till exempel att man stavar annorlunda på en kunds namn, vilket kan ha gett upphov till flera poster för samma konto i det gamla systemet. Alla IT-experter vet mycket väl att skräp in ger även skräp ut. Därför är det ytterst viktigt att företaget utför en ordentlig komprimering med ytterst noggrann fältmatchning om det ska gå att behålla rätt data på rätt plats och göra informationen tillgänglig för alla. Framförallt se till att ha allt samlat under samma struktur.

Steg 3: Matcha och mappa

Migreringen till molnet handlar inte bara om hur exakta enskilda datapunkter är, utan även om relationen mellan dem. Det är anledningen till att det är så viktigt att inte bara mappa dessa relationer (ett jobb som IT-avdelningen inte har några bekymmer med), utan att fatta beslut om logiken bakom dem. Det kräver att avdelningschefer och ekonomichefer samarbetar om att nå målet, eftersom dessa relationer påverkar affärsstrategin i grunden.

Det viktigaste för alla företag är att vara taktiska och att begripa hur man förbereder sig för skiftet innan planen verkställs.

Alla välrenommerade molnföretag har verktyg som kan hjälpa till med detta, men i slutänden är det företaget och dess ekonomiteam som måste anpassa mappningen till planerna inför framtiden. Ta ett tillverkningsföretag som exempel. Varje produkt de säljer har en kostnad (bland annat förvärv, arbete, material, logistik, lagerhållning och så vidare), men de kan även ha skilda kostnadsprofiler (till exempel om de skickas till olika exportmarknader). All denna information måste överföras till företagets nya finansiella system. Eventuella motsägelser skulle kunna leda till fakturafel, vilket försämrar kundupplevelsen och påverkar företagets resultat.

Migreringen till molnet är relativt enkel som IT-omvandlingsprojekt betraktat, men ingen har någonsin sagt att det inte finns några stötestenar. Det viktigaste för alla företag är att vara taktiska och att begripa hur man förbereder sig för skiftet innan planen verkställs. Har man alla de rätta variablerna i sin hand har man bästa möjliga förutsättningar att överföra sitt ERP-system till molnet och komma ut ur omvandlingen helt oskadd.

Mycket av detta och annat där till kommer att tas upp på vår Oracle Day den 22 november på Clarion Sign i Stockholm. Håll utkik efter denna inspirerande dag!

Miguel Vergara är affärsutvecklare på Oracle@EPM_insight

LÄS FLER TEXTER AV KRÖNIKÖREN:

Så krymper du kostymen strategiskt >

Vad kan laxen lära ekonomichefer? >

Så fixar ni den digitala transformationen >

Har vi koll på lönsamheten? >

Så kodar du företagets framtid >

Hur du förutsäger det oförutsägbara >