Krönika: Nyckeln till smartare rekrytering

Detta är en krönika. I texten är det krönikörens åsikter som förs fram, inte DagensPS.

Det är inte lätt att locka till sig bra personal i den offentliga sektorn, och det är ännu svårare att behålla de bästa medarbetarna. Det är ett av huvudproblemen MHRA (Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency) ställs inför. Vi tittar på myndigheten som kontrollerar mediciner och medicinsk apparatur i Storbritannien. Men problematiken finns överallt.

Hur ska ett myndighetsorgan kunna locka till sig den bästa personalen när stora läkemedelsföretag som GlaxoSmithKline och Merck också tävlar om deras uppmärksamhet och många gånger erbjuder dem högre löner och förmåner?

Det fanns inget enkelt svar på den frågan, men MHRA behövde ruska liv i sin rekrytering. ”Vi visste att vi bara behövde testa några andra metoder”, som myndighetens driftchef Jon Fundrey sade på ett av Oracles evenemang nyligen.

En lämpligare metod är att utöver detta mätvärde även se på personalens resultat…

MHRA slutade först med dyra sökningar och traditionella jobbannonser och förlitade sig i stället mer på sociala medier som LinkedIn, och personalens rekommendationer. Det gav lägre rekryteringskostnader och högre rekryteringsfrekvens.

Fundrey insåg framför allt att de viktigaste HR-mätvärdena som MHRA använde var begränsade, bakåtsyftande och jobbiga att få fram. Myndigheten fokuserade tidigare exempelvis på att minska genomsnittstiden för att tillsätta lediga roller, men den metoden för med sig risken att rekryteringsteamen fattar förhastade beslut i stället för de bästa anställningsbesluten. En lämpligare metod är att utöver detta mätvärde även se på personalens resultat och personalomsättningen under det första året. Tillsammans skulle detta ge HR-teamen en mer fullständig bild av den perfekta kandidaten och av vad det krävs för att få dem att börja vilja jobba och behålla dem.

I samarbete med personal- och ekonomichefen arbetar Fundrey nu med uppgiften att skapa ett internt kompetenscentrum med syfte att utveckla mer relevanta medarbetarmått. Detta kommer omfatta att MHRA:s HR- och finanssystem samlas på en enhetlig molnplattform. Överföringen av data och kunskap mellan personal- och ekonomiavdelningen kommer att vara avgörande för att få en översiktlig bild av kompetenserna och att få fram mer informativa länkar mellan personalens resultat och ekonomiska resultat.

Desto mer data en organisation samlar in, desto större blir potentialen…

Denna integrerade syn på personal- och ekonomiavdelningen hjälper även MHRA med sin kompetensplanering. Eftersom Brexit-förhandlingarna ger upphov till stor osäkerhet kring hur mediciner kommer att regleras i framtiden, måste myndigheten vara beredd att handskas med ett antal olika eventualiteter. Möjligheten att använda data från personal- och ekonomiavdelningen för att modellera och planera för flera scenarier kommer att spela en avgörande roll för att lyckas med det.

Desto mer data en organisation samlar in, desto större blir potentialen att upptäcka trender som hjälper den att förbättra sitt sätt att arbeta. I fallet med MHRA är planen att samla in data från personalundersökningar, från finans och analysplattformar samt från dess rekryteringssystem för att upptäcka kopplingar som hjälper dem att bli bättre på att anställa och behålla duktig personal.

MHRA kommer även att fokusera på att bygga upp sin mest värdefulla rekryteringstillgång: den befintliga personalen. Rekommendationer är ett av de mest effektiva sätten att hitta nya personer att anställa som dessutom passar in bra i gruppen, så det är bara naturligt att företagen ställer upp mått för att uppmuntra mer rekrytering från insidan.

Även om de sannerligen inte är irrelevanta är kopplingarna mellan personalens engagemang och deras vilja att stanna kvar, eller mellan rekryteringstaktiker och personalomsättningen, notoriskt svåra att förklara, och många företag söker fortfarande svar på fel ställen. Det enda sättet att förstå dessa relationer är att dela upp dem i deras beståndsdelar.

För nästan 2 500 år sedan hade filosofen Sokrates redan insett hur viktigt det var att känna sig själv. Har företagen en tydlig bild av vad som påverkar någons beslut att börja jobba på ett företag, prestera goda resultat och förbli hängiven, är de på rätt väg mot att skaffa rätt medarbetare och att behålla dem, långt in i framtiden.