Åtta tips för att hålla svåra samtal

Tidningen Chef har talat med psykologen och samtalsexperten Liria Ortiz som lägger fram sex olika knep när stämningen kan kännas pressad.

1. Ha agendan klar. För att informationen ska nå fram är det bra att du innan samtalet har skrivit ned vad du vill säga. På så sätt minskar risken att budskapet går förlorat om du fokuserar för mycket på att vara omtänksam och diplomatisk under samtalet.

2. Slösa inte på tiden. Det är viktigt att komma till saken och inte lägga ut texten om kringliggande saker för att slippa ta upp det jobbiga som står på agendan.

3. Var tydlig. Ungefär samma koncept som förra poängen. Personen väntar sig att få höra något konkret, så det är bättre att ta upp det så snart som möjligt. En tidssparare är “Jag kommer att gå rakt på sak…”

4. Låt medarbetaren förklara sig. Ortiz ger ett exempel på en fråga man kan ställa: “Jag har lagt märke till att du ofta dröjer väldigt länge med att svara på telefon och mejl under arbetstid. Vad är det som händer?”.

5. Ge den anställde tid att ta in informationen. Det är svårt att ta till sig negativ information och ska det ske drastiska åtgärder kan personen hamna i chock. Var uppmärksam på om du själv är nervös och vill prata på, detta kan vara olägligt.

6. Var där när personen reagerar. Oavsett om personen blir ledsen eller arg bör du vara närvarande och inte avbryta samtalet. Undantaget är om medarbetaren blir arg och oförskämd, då är det läge att sätta ned foten vid ett visst läge.

7. Sammanfatta läget och lägg fram en handlingsplan. Beskriv vilket beteende du förväntar dig efter samtalet, hur uppföljningen ska ske och vad som blir konsekvensen om förändring inte sker.

8. Ha ett uppföljningssamtal. Ett mejl med användbar information och möjligtvis en sammanfattning av samtalet är att rekommendera.

8. Följ upp. Följ upp svåra samtal i ett mejl med nödvändig information och kanske med en sammanfattning om det ni pratade om.

Läs mer: Tipsen för att lyckas med den digitala intervjun